In diesem Artikel
Wann schicken: das Timing zählt mehr als die Worte
Der Vorabend zwischen 17 und 20 Uhr ist der beste Moment: spät genug, dass der Termin „morgen“ ist, früh genug, dass eine Absage noch einen Slot freimacht, den du neu vergeben kannst. Eine Erinnerung am Morgen lohnt sich bei 90-Minuten-Leistungen und bei Kund:innen, die anreisen. Alles früher als 48 Stunden wird gelesen, weggewischt und vergessen.
Die Erinnerung am Vortag (die braucht jeder)
E-Mail: „Hallo Anna, kurze Erinnerung an deinen Haarschnitt morgen (Donnerstag) um 14:00 im Lumen Studio, Hauptstraße 12. Passt es doch nicht? Über den Link unten kannst du bis 12 Stunden vorher umbuchen. Bis morgen – Lena“
SMS oder WhatsApp: „Hallo Anna, bis morgen um 14:00 zum Haarschnitt (Lumen Studio, Hauptstraße 12). Falls etwas dazwischenkommt, antworte einfach hier. Lena“
Am Morgen, beim ersten Besuch, bei Verspätung
Am Morgen: „Guten Morgen Anna – heute 14:00 im Lumen Studio. Bitte an der blauen Tür klingeln. Lena“
Erster Besuch: dieselbe Nachricht plus das eine, was sie wissen muss – wo man parkt, was sie mitbringt, wie lange es dauert. Du bist spät dran: „Anna, ich hänge etwa 15 Minuten hinterher, sorry. Trink in Ruhe einen Kaffee, ich schreibe, sobald der Platz frei ist.“ Früh genug geschickt, wird aus dem Ärger eine Aufmerksamkeit.
Erinnerungen, die still No-Shows erzeugen
Der Roman: fünf Absätze Regeln, die niemand liest. Die Drohung: „Bei Nichterscheinen wird…“ als erste Zeile, noch vor dem Gruß. Das Rätsel: eine Uhrzeit ohne Adresse und ohne Namen. Und die Erinnerung fünf Tage vorher, die den Leuten beibringt, die nächste zu ignorieren. Kurz halten, warm halten, den Ausweg drinlassen.
Automatisiere die eine, auf die es ankommt
Die E-Mail am Vortag ist die Erinnerung, die du nie wieder von Hand tippen solltest: Sie geht für jede Buchung zur selben Uhrzeit raus, in deinem Wortlaut, mit einem Umbuchungslink für einen Tipp. In TapBook schreibst du den Text einmal ({{client}}, {{service}} und {{time}} werden automatisch eingesetzt) und legst fest, wie viele Stunden vorher er rausgeht. Die Morgen- und die „Ich bin spät dran“-Nachricht bleiben persönlich – die schickst du selbst.
Für wen das ist
Für alle, die nach Termin arbeiten und Geld verlieren, wenn ein Stuhl oder eine Stunde leer bleibt: Friseur:innen, Nageldesigner:innen, Masseur:innen, Nachhilfe, Trainer:innen, Hundefriseur:innen. Wenn deine Kund:innen vorab zahlen, ist die Erinnerung weniger wichtig; wenn sie zwei Wochen im Voraus buchen, sehr.
Was das nicht löst
Eine Erinnerung ändert nichts an jemandem, der beschlossen hat, nicht zu kommen; sie hilft dem, der es vergessen hat. Bleibt deine No-Show-Quote trotz Erinnerungen hoch, liegt es meist am Buchungsfenster oder an den Stornoregeln, nicht am Wortlaut. TapBook verschickt die E-Mail-Erinnerung automatisch (Pro); SMS und WhatsApp schickst du weiterhin selbst.