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Cuándo enviarlo: el momento importa más que las palabras
La tarde anterior, entre las 17:00 y las 20:00, es el punto justo: lo bastante tarde para que la cita sea «mañana» y lo bastante pronto para que una cancelación libere un hueco que puedas volver a llenar. Un recordatorio la misma mañana tiene sentido para servicios de 90 minutos y para clientes que se desplazan. Lo que sale con más de 48 horas se lee, se desliza y se olvida.
El recordatorio del día anterior (el que todo el mundo necesita)
E-mail: «Hola Ana, un recordatorio rápido de tu corte mañana (jueves) a las 14:00 en Lumen Studio, calle Mayor 12. ¿Necesitas cambiarlo? Usa el enlace de abajo hasta 12 horas antes. Hasta mañana — Lucía»
SMS o WhatsApp: «Hola Ana, te espero mañana a las 14:00 para tu corte (Lumen Studio, calle Mayor 12). Si te ha surgido algo, responde aquí. Lucía»
La misma mañana, la primera visita y el retraso
La misma mañana: «Buenos días Ana — hoy a las 14:00 en Lumen Studio. Llama al timbre de la puerta azul. Lucía»
Primera visita: el mismo mensaje más lo único que necesita saber: dónde aparcar, qué traer, cuánto dura. Si te retrasas tú: «Ana, voy unos 15 minutos tarde, perdona. Tómate un café cerca y te escribo en cuanto se libere la silla.» Enviado a tiempo, la molestia se convierte en un detalle.
Recordatorios que provocan plantones sin que lo notes
La novela: cinco párrafos de normas que nadie lee. La amenaza: «la no asistencia supondrá…» en la primera línea, antes del saludo. El acertijo: una hora sin dirección ni nombre. Y el recordatorio enviado cinco días antes, que enseña a la gente a ignorar el siguiente. Corto, cercano y con la salida dentro.
Automatiza el que importa
El e-mail del día anterior es el recordatorio que no deberías volver a escribir a mano: sale a la misma hora para cada reserva, con tus palabras y con un enlace para cambiar la cita con un toque. En TapBook escribes el texto una vez ({{client}}, {{service}} y {{time}} se rellenan solos) y eliges cuántas horas antes sale. El de la mañana y el de «voy tarde» siguen siendo personales: esos los envías tú.
Para quién es
Para cualquiera que trabaje con cita y pierda dinero cuando una silla o una hora se queda vacía: peluqueros, manicuristas, masajistas, profesores particulares, entrenadores, peluqueros caninos. Si tus clientes pagan por adelantado, el recordatorio importa menos; si reservan con dos semanas de antelación, importa mucho.
Lo que esto no resuelve
Un recordatorio no arregla a quien ha decidido no venir; arregla a quien se olvidó. Si tu tasa de plantones sigue alta con recordatorios, el problema suele ser la ventana de reserva o la política de cancelación, no el texto. TapBook envía el recordatorio por e-mail automáticamente (Pro); los SMS y WhatsApp los sigues enviando tú.